Obowiązki pracodawcy wynikające z projektu ustawy o równym wynagrodzeniu – część 2

W poprzedniej części omówiliśmy obowiązki pracodawcy, które obejmą wszystkich pracodawców, w tym w szczególności zasady wartościowania pracy, ustalania kryteriów wynagrodzeń, obowiązki informacyjne wobec pracowników oraz zakaz blokowania ujawniania informacji o własnym wynagrodzeniu. W tej części przechodzimy do dalszych obowiązków przewidzianych w Projekcie, które dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników, w tym obowiązku sporządzania sprawozdań z luki płacowej, współpracy z przedstawicielami pracowników, działań zaradczych i wspólnej oceny wynagrodzeń, a także do zmian organizacyjnych, ryzyk prawnych i praktycznych oraz działań, które pracodawca powinien podjąć już teraz.

III. Jakie obowiązki obejmą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników 

1. Sprawozdanie z luki płacowej

Art. 13 i 14 Projektu, jako implementacja art. 9 Dyrekrywy, przewiduje obowiązek sporządzania sprawozdania z luki płacowej przez pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Sprawozdanie ma obejmować siedem grup informacji, w tym:

• lukę płacową,
• lukę w składnikach zmiennych,
• medianę luki,
• medianie luki płacowej ze względu na płeć dla składników uzupełniających lub zmiennych,
• udział kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
• odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym przedziale wynagrodzenia,
• udział płci w kwartylach płacowych oraz lukę w podziale na kategorie pracowników.

Zgodnie z art. 16 Projektu przekazywanie danych do organu monitorującego następuje co do zasady do dnia 31 marca (z wyjątkiem pierwszych raportów z luki płacowej zgłaszanych do 7 czerwca 2027 r. lub 7 czerwca 2031 r.) – z częstotliwością uzależnioną od wielkości pracodawcy – co trzy lata w przypadku podmiotów zatrudniających od 100 pracowników oraz corocznie w odniesieniu do pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników – przy czym dla podmiotów zatrudniających poniżej 100 pracowników raportowanie ma charakter dobrowolny.

Należy dodać, że z Projektu ani jego uzasadnienia nie wynika, jaki organ będzie sprawował rolę organu monitorującego. Ta kwestia zatem musi zostać doprecyzowana w dalszych zmianach Projektu.

Tu pojawia się jednak istotna uwaga interpretacyjna – Dyrektywa sama przewiduje zróżnicowane progi:

• 250+,
• 150-249,
• 100-149,
• oraz dobrowolny poniżej 100.

O terminie rozpoczęcia obowiązków rozstrzygają przepisy przejściowe (art. 57 Projektu):

• pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników przekazują pierwsze sprawozdanie za okres od dnia 7 czerwca 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. w terminie do dnia 7 czerwca 2027 r.
• pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników przekazują pierwsze sprawozdanie za poprzedni rok kalendarzowy w terminie do dnia 7 czerwca 2031 r.
• natomiast pracodawcy zatrudniający poniżej 100 pracowników mogą przekazać takie sprawozdanie dobrowolnie, również do dnia 7 czerwca 2031 r.

Harmonogram ten stanowi powielenie art. 9 ust. 2-5 Dyrektywy.

Zgodnie z art. 56 Projektu obowiązek ten będzie realizowany przez odpowiednie narzędzie udostępnione przez GUS, które automatycznie przekaże dane do organu monitorującego.

2. Potwierdzenie rzetelności raportu i współpraca z przedstawicielami pracowników

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca ma potwierdzać rzetelność informacji zawartych w sprawozdaniu po konsultacji z tą organizacją albo – gdy działa więcej niż jedna – z tymi organizacjami. Związek powinien mieć dostęp do metody stosowanej do sporządzania sprawozdania (art. 15 Projektu). Obowiązki wynikające z Dyrektywy mogą stać się zatem nowym polem sporów zbiorowego prawa pracy, o czym szerzej poniżej.

3. Obowiązek udzielania szczegółowych wyjaśnień i podejmowania działań zaradczych

Projekt przewiduje, że pracownicy, związki zawodowe, Państwowa Inspekcja Pracy oraz organ do spraw równości (wedle aktualnych przepisów Rzecznik Praw Obywatelskich) będą mogli żądać szczegółowych wyjaśnień w zakresie przekazanych informacji, w tym dotyczących różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć. Pracodawca będzie musiał odpowiedzieć pisemnie w terminie do 14 dni. Jeżeli różnice nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawca ma podjąć skuteczne działania zaradcze w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu 8 miesięcy od udzielenia wyjaśnień (art. 24 Projektu implementujący art. 9 ust. 10 Dyrektywy 2023/970).

Dla praktyki oznacza to, że raportowanie nie kończy sprawy. Przeciwnie – może uruchomić dalszy obowiązek wyjaśniania i korygowania systemu wynagradzania.

4. Wspólna ocena wynagrodzeń

Najdalej idący obowiązek dla większych pracodawców dotyczy wspólnej oceny wynagrodzeń. Będzie ona obligatoryjna, jeżeli łącznie spełnią się trzy przesłanki:

• sprawozdanie wykaże lukę płacową co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników,
• pracodawca nie wykaże, że różnica jest uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami,
• pracodawca nie podejmie skutecznych działań zaradczych w ciągu 6 miesięcy od przekazania sprawozdania z luki płacowej (art. 25 Projektu; art. 10 ust. 1 Dyrektywy).

Oznacza to, że obowiązek te aktualizuje się osobno w stosunku do każdej kategorii pracowników. zgodnie Zgodnie z art. 2 pkt 8) Projektu kategoria pracowników, to zbiór wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, pogrupowanych przez pracodawcę w sposób niearbitralny, na podstawie niedyskryminacyjnych i obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, o których mowa w art. 18^3c § 3 Kodeksu pracy.

Żeby nie podlegać reżimowi obowiązku wspólnej oceny wynagrodzeń, należy zatem:

• wykazać (sporządzić odpowiednią analizę), że dla danej kategorii pracowników różnica jest uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami lub,
• podjąć skuteczne działania zaradcze w ciągu 6 miesięcy od przekazania sprawozdania z luki płacowej.

W praktyce takie działanie może być jednak utrudnione, o czym poniżej.

Wspólna ocena wynagrodzeń, zgodnie z art. 26 Projektu, powinna być przeprowadzana w konsultacji z przedstawicielami pracowników:

• gdy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, w konsultacji z nią, a w przypadku kilku organizacji – ze wszystkimi działającymi zakładowymi organizacjami związkowymi;
• jeśli zakładowa organizacja związkowa nie działa – w konsultacji z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, w trybie przyjętym u pracodawcy.

Art. 27 doprecyzowuje przesłanki wspólnej oceny raportu wynagrodzeń:

• w przypadku luki płacowej uznaje się, że pracodawca nie uzasadnił różnicy wynagrodzeń ze względu na płeć, jeśli nie przedstawił stronie pracowniczej obiektywnych, neutralnych kryteriów lub nie uzgodniono, że luka jest uzasadniona;
• w przypadku działań zaradczych brak zgody między pracodawcą a stroną pracowniczą oznacza, że pracodawca nie podjął skutecznych działań;

Kiedy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, brak zgody uznaje się wówczas, gdy wszystkie działające lub wszystkie reprezentatywne organizacje (każda zrzeszająca co najmniej 5% pracowników) stwierdzą brak uzgodnienia.

Brak zgody między pracodawcą a stroną pracowniczą oznacza, jako przesłanka realizacji obowiązku wspólnej oceny wynagrodzeń, nie wynika wprost z dyrektywy i wydaje się, że wybór takiego wymogu jako wyłącznego kryterium aktualizacji obowiązku będzie prowadzić do zbyt dużej liczby sporów z dziedziny zbiorowego prawa pracy. Taki środek może zostać uznany za nieodpowiedni do realizacji art. 10 ust. 1 Dyrektywy, ponieważ takie rozwiązanie może nie być ani środkiem skutecznym, ani proporcjonalnym, skoro żadna ze stron sporu w razie jego zaistnienia nie może zwrócić się do niezależnego od stron arbitra, celem rozstrzygnięcia sporu między stronami, jak w przypadku ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 123 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 29 Projektu, wspólna ocena wynagrodzeń obejmuje w szczególności:

• analizę odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdej kategorii pracowników;
• informacje na temat średnich poziomów wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i męskiej oraz składników uzupełniających lub zmiennych dla każdej kategorii pracowników;
• wszelkie różnice w średnich poziomach wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdej kategorii pracowników;
• przyczyny różnic w średnich poziomach wynagrodzenia, o ile takie różnice istnieją, na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów ustalonych przez pracodawców i przedstawicieli pracowników na zasadach określonych w art. 4 ust. 2 – 4;
• odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej, którzy skorzystali ze wzrostu wynagrodzenia po powrocie z urlopów, o których mowa w art. 1864 Kodeksu pracy, o ile taki wzrost nastąpił w danej kategorii pracowników w okresie przebywania na urlopie;
• środki zaradzające różnicom w wynagrodzeniu, jeżeli nie są one uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami;
• ocenę skuteczności środków uwzględnionych we wcześniejszych wspólnych ocenach wynagrodzeń.

IV. Jakie zmiany organizacyjne pozostają do wdrożenia po stronie pracodawcy

W praktyce nowe przepisy wymuszą co najmniej pięć porządków wewnętrznych:

1. Porządek stanowisk i kategorii pracowników. Zakład pracy musi wiedzieć, które stanowiska są porównywalne i dlaczego.
2. Porządek kryteriów. Musi być jasne, co decyduje o płacy zasadniczej, co o składnikach zmiennych, co o podwyżce, a co o awansie.
3. Porządek dokumentacyjny. Same niepisane praktyki menedżerskie przestaną być wystarczające. Kryteria trzeba będzie nie tylko stosować, ale również wykazać.

Pełny zestaw dokumentacji, pracodawcy podlegającego pod wszystkie obowiązki z Dyrektywy, powinien zawierać:

• zbiór aktualnych opisów stanowisk,
• model oceny stanowisk (kryteria, podkryteria oraz przypisane wagi),
• protokoły z posiedzeń zespołu odpowiedzialnego za wartościowanie,
• strukturę stanowisk neutralnych pod względem płci i ich wynagrodzenia (wg. terminologii HR macierze),
• zasady polityki wynagrodzeń i różnicowania płac,
• wyniki przeprowadzonych analiz płacowych oraz ewidencję działań korygujących.

4. Porządek danych. Pracodawcy objęci raportowaniem będą musieli mieć możliwość technicznego wyliczania wskaźników w sposób porównywalny i powtarzalny
5. Porządek zakładowy. W wielu zakładach pracy nowe obowiązki nie będą wykonywane jednostronnie. Będą wymagały konsultacji albo współdziałania ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami pracowników.

V. Jakie ryzyka prawne i praktyczne pojawią się po stronie pracodawcy

Jeżeli pracodawca nie ma rzetelnego wartościowania pracy, nie ma ustalonych kryteriów płacowych albo stosuje je wybiórczo, to każde żądanie informacji od pracownika może stać się początkiem sporu o dyskryminację płacową. Projekt dodatkowo wzmacnia instrumenty dowodowe po stronie pracownika, bo dopuszcza posługiwanie się także innymi dowodami, w tym statystykami, gdy nie ma pracownika innej płci w porównywalnej sytuacji (art. 47 Projektu).

Projekt przewiduje również ochronę pracowników wykonujących prawa związane z zasadą równego traktowania, a więc także tych, którzy wspierają inne osoby w dochodzeniu ich praw. To ma ograniczać ryzyko represji i efekt mrożący po stronie załogi (art. 48 Projektu).

Projekt przewiduje również dodanie art. Art. 4776a Kodeksu postępowania cywilnego jako sposób na egzekwowanie obowiązków wynikających z Projektu ustawy w sporze sądowym. Sąd będzie mógł nakazać pracodawcy zaprzestania naruszenia lub podjęcia środków służących zapewnieniu realizacji założeń Projektu.

Nie można pominąć innych sankcji. Na poziomie art. 50 Projektu wskazywany jest katalog grzywien od 3.000 zł do 50.000 zł za naruszenia takie jak brak oceny wartości stanowisk, brak dostępu do kryteriów, brak informacji na wniosek pracownika, brak sprawozdania z luki płacowej, brak wspólnej oceny wynagrodzeń czy zamieszczanie klauzul zakazujących ujawniania wynagrodzenia.

Również za ustalenie wynagrodzenia w sposób inny niż wskazany w znowelizowanym art. 18^3c Kodeksu pracy, wedle projektowanego art. 282 § 1 pkt 4) Kodeksu pracy przewidziana jest grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

VI. Co powinien zrobić pracodawca już teraz?

Ustawa, zgodnie z terminem przewidzianym w Dyrektywie, powinna wejść w życie do 7 czerwca 2026 r. bez okresu przejściowego (z wyjątkiem pierwszych raportów z luki płacowej zgłaszanych do 7 czerwca 2027 r. lub 7 czerwca 2031 r.).

Oznacza to, że już teraz pracodawca powinien:

1. Przeprowadzić przegląd stanowisk, zakresów obowiązków i opisów pracy pod kątem tego, czy możliwe jest ich posegregowanie w kategorie pracowników wykonujących jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości.
2. Zweryfikować, czy zakład pracy ma realne, spisane i stosowane w praktyce kryteria ustalania wynagrodzeń, składników zmiennych, awansów i podwyżek.
3. Sprawdzić, czy w regulaminie wynagradzania, politykach HR, macierzach zaszeregowania i praktyce menedżerskiej nie ma kryteriów uznaniowych, które trudno obronić jako obiektywne i neutralne pod względem płci.
4. Przygotować procedurę obsługi wniosków pracowników o informacje płacowe, wraz z odpowiedzialnością za terminy i jakość odpowiedzi.
5. Ocenić, czy system kadrowo-płacowy pozwala na wyliczanie danych potrzebnych do raportowania luki płacowej i ewentualnej wspólnej oceny wynagrodzeń.
6. Dokonać audytu klauzuli poufności, wzory umów i polityki wewnętrzne pod kątem niedopuszczalnych ograniczeń dotyczących ujawniania informacji o własnym wynagrodzeniu.
7. Potraktować Projekt UC127 nie jako problem „na dzień wejścia ustawy w życie”, ale jako sygnał do wcześniejszego audytu siatki płac, procesów awansowych i uzasadnień różnic wynagrodzeń.