Najczęstsze błędy przedsiębiorców w sporach gospodarczych
Prowadzenie działalności gospodarczej nieodłącznie wiąże się z ryzykiem powstania sporów z kontrahentami. Nieterminowe płatności, niewykonanie umowy, wady towaru czy rozbieżności co do zakresu wykonanych usług to tylko część problemów, które mogą doprowadzić do postępowania sądowego.
W praktyce jednak wiele sporów można byłoby wygrać znacznie szybciej lub wręcz całkowicie ich uniknąć, gdyby przedsiębiorcy nie popełniali błędów jeszcze przed powstaniem konfliktu. Analiza prowadzonych postępowań pokazuje, że bardzo często problemem nie jest brak racji po jednej ze stron, lecz brak odpowiedniego przygotowania do ewentualnego sporu.
Ustalenia „na słowo”
Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest opieranie współpracy wyłącznie na ustnych ustaleniach. Przedsiębiorcy, szczególnie współpracujący ze sobą od dłuższego czasu, często rezygnują z potwierdzania zmian zakresu zlecenia, terminów wykonania usług czy dodatkowych prac.
Dopóki współpraca przebiega prawidłowo, takie rozwiązanie wydaje się wygodne. Problem pojawia się jednak w chwili powstania sporu. Wówczas każda ze stron przedstawia własną wersję wydarzeń, a sąd oczekuje konkretnych dowodów.
W praktyce nawet krótka wiadomość e-mail lub wiadomość tekstowa potwierdzająca ustalenia może mieć znacznie większą wartość niż późniejsze próby odtwarzania przebiegu rozmów prowadzonych kilka miesięcy wcześniej.
Brak podpisanych dokumentów
Wielu przedsiębiorców przykłada dużą wagę do wystawienia faktury, jednocześnie pomijając kwestie związane z dokumentowaniem wykonania zobowiązania.
Brak podpisanych protokołów odbioru, dokumentów WZ czy potwierdzeń wykonania usług często powoduje poważne problemy dowodowe.
Szczególnego znaczenia nabiera to w sytuacjach, gdy przedsiębiorca chce skorzystać z postępowania nakazowego. Wówczas odpowiednio podpisana dokumentacja może zdecydować nie tylko o wyniku sprawy, ale również o czasie jej trwania i kosztach dochodzenia należności.
Brak reakcji na pierwsze sygnały problemów
Wielu przedsiębiorców ignoruje pierwsze oznaki konfliktu, zakładając, że sytuacja rozwiąże się samoistnie.
Brak odpowiedzi na reklamację, wezwanie do zapłaty czy zgłoszone zastrzeżenia bardzo często prowadzi do eskalacji sporu.
W praktyce szybka reakcja oraz właściwie prowadzona korespondencja mogą nie tylko ograniczyć ryzyko procesu, ale również stworzyć korzystny materiał dowodowy na wypadek jego wszczęcia.
Chaotyczna komunikacja
W dobie komunikatorów internetowych, wiadomości SMS i poczty elektronicznej przedsiębiorcy prowadzą rozmowy z kontrahentami za pośrednictwem wielu kanałów jednocześnie.
Problem pojawia się w chwili, gdy konieczne jest odtworzenie przebiegu współpracy. Część ustaleń znajduje się w wiadomościach e-mail, część w komunikatorze, część została przekazana telefonicznie, a część nie została utrwalona w żadnej formie. Taki stan rzeczy znacząco utrudnia późniejsze wykazanie swoich racji przed sądem.
Przyznawanie racji drugiej stronie bez analizy konsekwencji
Emocje towarzyszące sporom gospodarczym często prowadzą do pochopnego formułowania stanowisk.
Przedsiębiorcy niejednokrotnie przepraszają za sytuację, deklarują odpowiedzialność lub obiecują zapłatę określonych kwot, nie zdając sobie sprawy, że tego rodzaju wypowiedzi mogą zostać później wykorzystane jako dowód w postępowaniu sądowym.
Każda korespondencja prowadzona po powstaniu sporu powinna być przemyślana i uwzględniać potencjalne konsekwencje procesowe.
Korzystanie z przypadkowych wzorów umów
Internet pełen jest gotowych wzorów umów. Problem polega jednak na tym, że dokument przygotowany dla jednej branży lub konkretnego modelu współpracy bardzo często nie odpowiada potrzebom innego przedsiębiorcy.
Brak odpowiednich zabezpieczeń, nieprecyzyjne określenie obowiązków stron czy pominięcie kwestii odpowiedzialności za niewykonanie umowy może skutkować poważnymi problemami w przyszłości.
Dobrze przygotowana umowa nie eliminuje ryzyka sporu, ale znacząco zwiększa szanse na jego szybkie i korzystne zakończenie.
Zwlekanie z podjęciem działań prawnych
Kolejnym często spotykanym błędem jest zbyt długie oczekiwanie na dobrowolne rozwiązanie problemu.
Przedsiębiorcy miesiącami prowadzą bezskuteczne rozmowy z dłużnikami lub kontrahentami, licząc na zmianę ich stanowiska. W tym czasie sytuacja finansowa drugiej strony może ulec pogorszeniu, a możliwości skutecznego wyegzekwowania należności stają się coraz mniejsze.
W wielu przypadkach szybkie podjęcie działań prawnych pozwala skuteczniej zabezpieczyć interes przedsiębiorcy i zwiększa szanse na odzyskanie należnych środków.
Podsumowanie
Większość sporów gospodarczych nie jest przegrywana w sądzie. W praktyce wiele z nich zostaje przegranych znacznie wcześniej, bo na etapie zawierania umowy, dokumentowania współpracy lub prowadzenia korespondencji z kontrahentem.
Odpowiednie przygotowanie dokumentacji, uporządkowanie procesów wewnętrznych oraz świadome zarządzanie ryzykiem pozwalają nie tylko zwiększyć szanse na wygranie ewentualnego sporu, ale często całkowicie uniknąć jego powstania.
W ramach bieżącej obsługi przedsiębiorców pomagamy w analizie i przygotowywaniu umów, prowadzeniu sporów gospodarczych, odzyskiwaniu należności oraz budowaniu procedur ograniczających ryzyko prawne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skoncentrować się na rozwoju biznesu, pozostawiając kwestie prawne pod stałą kontrolą.
