Prawo do głosowania na zgromadzeniu wspólników stanowi jedno z kluczowych praw udziałowych o charakterze korporacyjnym. W swej istocie pełnomocnictwo stanowi praktyczne rozwiązanie dla wspólnika, gdy ten nie może lub nie chce, w sposób osobisty skorzystać z przysługującemu mu uprawnienia do głosowania na zgromadzeniu wspólników. Należy przy tym mieć świadomość w jakiej formie ów pełnomocnictwo należy udzielić.
Podstawa prawna udzielenia pełnomocnictwa
Jako podstawę prawną umocowania i wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika należy przyjąć art. 243 Kodeksu spółek handlowych (zwany dalej: k.s.h.), który określa, iż.: „jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników.” (§1). Z kolei co do formy pełnomocnictwa na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. ustawodawca wprost określił w art. 243 § 2 zd. 1 k.s.h., iż powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności.
Na piśmie pod rygorem nieważności – co to oznacza?
Wydawać by się mogło, iż określenie właściwej formy pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 243 k.s.h., wywołującego pożądane skutki prawne, jest zagadnieniem nienasuwającym wątpliwości, jednak interpretowane w sposób różnorodny w literaturze przedmiotu. Na wstępie również należy wskazać, iż forma pisemna pod rygorem nieważności, obowiązuje bez względu na to, w jakim przedmiocie wspólnicy podejmują uchwałę na zgromadzeniu wspólników. Nawet gdy, jak to ma miejsce w przypadku uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki, zgodnie z art. 255 § 1 k.s.h, które powinny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza, do samego pełnomocnictwa do głosowania wymaga jest forma pisemna, bez konieczności sporządzenia aktu notarialnego.
Przy tym uznaje się, iż forma pełnomocnictwa do głosowania określona w art. 243 § 2 zd. 1 k.s.h. stanowi wymóg minimalny, a zatem za dopuszczalne powinno uchodzić pełnomocnictwo sporządzone w formie aktu notarialnego, jak również z podpisem notarialnie poświadczonym.
Jednak przechodząc do meritum, co do zasady przyjmuje się, iż zgodnie z literalnym brzmieniem art. 243 § 2 k.s.h., pełnomocnictwo powinno przyjąć postać pisma, które musi zostać utrwalone
w dokumencie, w myśl przepisu art. 77 3 Kodeks cywilnego (zwany dalej: k.c.), zgodnie z którym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Wskazuje się, że zgodnie z przepisem, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
Przy tym przyjmuje się, że kryteria co do formy pisemnej spełnia zawarcie pełnomocnictwa za pośrednictwem poczty elektronicznej przy jednoczesnym złożeniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez mocodawcę, o którym mowa w art. 78 1 § 2 k.c.
Skutki niezachowania odpowiedniej formy
Co wynika z przepisu art. 243 § 2 k.s.h. ad solemnitatem pełnomocnictwo udzielone w nienależytej formie jest nieważne.
Podsumowanie
Jak wskazano powyżej, przepis art. 243 § 2 k.s.h. określa, iż pełnomocnictwo do głosowania na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Przy tym, co do zasady przyjmuje się, iż pełnomocnictwa należy udzielić w formie pisemnej, o której mowa w art. 78 k.c., a wspólnik jako mocodawca winien złożyć własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Za skuteczne przyjmuje się także opatrzenie takiego dokumentu, mającego postać elektroniczną, kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Stanowisko wydaje się być racjonalne mając na uwadze art. 78 1 § 2 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
