KSeF czyli Krajowy System e-Faktur został wdrożony jako dobrowolne rozwiązanie już w dniu 1 stycznia 2024 r. System ten służy wystawianiu i odbieraniu faktur elektronicznych w sposób scentralizowany, co oznacza, że wszystkie faktury zarówno wystawione, jak i otrzymane trafiają do jednego miejsca. E-faktury czyli zgodnie z ustawowym nazewnictwem faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług).
Najważniejsze daty
- Od dnia 1 lutego 2026 r. korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł.
- Od dnia 1 lutego 2026 r. każdy podatnik ma obowiązek odbierać e-faktury.
- Od dnia 1 kwietnia 2026 r. korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników, których sprzedaż przekracza 10 000,00 zł miesięcznie.
- Od dnia 1 stycznia 2027 r. korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich, bez ulg i wyjątków.
Zakres obowiązku
Mając na uwadze powyższe obowiązek korzystania z KSeF obejmie każdego polskiego przedsiębiorcę, który wystawia faktury B2B (z angielskiego business-to-business, oznacza transakcje pomiędzy dwoma lub więcej podmiotami gospodarczymi), przedsiębiorców zagranicznych, których stałe miejsce wykonywania działalności znajduje się w Polsce. Nie będzie miał znaczenia fakt czy podatnik jest płatnikiem VAT czy też jest zwolniony z VAT.
Art. 106ga ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wprowadza wyłączenia, zgodnie z którymi obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach – tak zwane procedury OSS i IOSS,
- OSS jest procedurą, która umożliwia rozliczenie internetowej sprzedaży wysyłkowej do innych krajów Unii Europejskiej w ramach jednej zbiorczej deklaracji,
- IOSS to procedura rozliczania podatku VAT w ramach kompleksowego punktu obsługi importu,
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej – tak zwane faktury B2C (z angielskiego business-to-consumer, oznacza transakcję pomiędzy przedsiębiorcą a klientem indywidualnym, osobą fizyczną)
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s – oznacza to przypadki określone w drodze rozporządzenia przez Ministra właściwego do spraw finansów,
- przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Faktury, które podlegają wyłączeniom opisanym powyżej wystawia się w wersji elektronicznej lub papierowej.
Zgodnie z art. 106gb ust. 4 w przypadku, gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego
- lub nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
- nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1
- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Co w przypadku uchylenia się od obowiązku korzystania z KSeF?
Brak wykonywania obowiązków korzystania z KSeF od wskazanych wyżej daty będzie skutkował karami. Naczelnik Urzędu Skarbowego będzie mógł w drodze decyzji nałożyć na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Podsumowanie
Przygotowanie do stosowania KSeF powinno zacząć się już teraz u każdego przedsiębiorcy, w pierwszej kolejności proponujemy zapoznanie się z dostępnymi materiałami, w szczególności udostępnianymi przez organy państwowe i zdobycie wiedzy na temat zmian.
Ponadto warto powierzyć prowadzenie usług księgowych wyspecjalizowanym firmom, które wspomogą we wdrożeniu się do stosowania KSeF i będą na bieżąco rozwiewać wątpliwości. Zapraszamy do kontaktu.
